Realisierte Projekte

Nachfolgend sind einige Lösungsansätze aus bereits realisierten Projekten aufgeführt:

Automatische Archivierung von Faxdokumenten über Tobit FaxWare

Aufgabenstellung

Alle ein- und ausgehenden Faxdokumente aus Tobit FaxWare sollen in das windream Archiv übernommen werden. Dabei sollen die Archivstrukturen chronologisch aufgebaut sein. Die Faxdokumente sollen in die Volltextdatenbank aufgenommen werden, damit auch nach den Dokumenteninhalten gesucht werden kann. Die Faxdokumente sollen aus Tobit FaxWare nach erfolgreicher Archivierung gelöscht werden.

Lösung

Eingehende Faxdokumente
Zur Archivierung der Tobit FaxWare Informationen kommt e.M@ilia.TOBIT zum Einsatz. Die eingehenden Faxdokumente werden direkt über den Zentraleingang abgerufen und in windream archiviert. Die Kurzbezeichnung besteht aus der Faxkennung, die in FaxWare gespeichert ist. Wenn die Faxkennung fehlt, lautet die Kurzbezeichnung in windream z.B. "Fax vom 17.07.2004, 15:32 Uhr". Nach erfolgreicher Übernahme werden die Faxdokumente aus dem FaxWare Zentraleingang gelöscht. Dies geschieht direkt über eine e.M@ilia Einstellung.

Ausgehende Faxdokumente
Die ausgehenden Faxdokumente der FaxWare User werden automatisch in ein zentrales FaxWare-Archiv kopiert. Dieses Archiv wird von e.M@ilia abgefragt und dann in das windream Archiv übernommen. Die Archivierung erfolgt nur für erfolgreich versendete Faxdokumente. Auch hierbei werden die Faxdokumente nach Archivierung gelöscht.

Die Ablagestruktur wird bei der Archivierung automatisch über e.M@ilia angelegt. Die Struktur für ein Fax vom 17.07.2004 sieht dabei wie folgt aus:
Faxarchiv \ Eingang \ 2004 \ 07 \ 17 \ ...

Software

Folgende Softwaremodule werden eingesetzt:

  • Tobit FaxWare 6.6x (Windows)
  • windream 3.6
  • e.M@ilia.TOBIT
  • e.M@ilia.Link2Windream

Archivierung von kaufmännischen Belegen

Aufgabenstellung

Aus einem ERP System sollen die kaufmännischen Belege (Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, Mahnung) in windream archiviert werden. Das ERP System stellt die kaufmännischen Belege als PDF Dateien inkl. Indexdatei zur Verfügung.

Lösung

Die Indexdateien, die vom ERP zur Verfügung gestellt werden sollen, werden von dem e.M@ilia Dienst analysiert und verarbeitet. Die dazugehörige PDF Datei wird mit den definierten Indexbegriffen verschlagwortet. Die Archivierung erfolgt automatisch nach den voreingestellten Zeitintervallen.

Software

Folgende Softwaremodule werden eingesetzt:

  • windream 3.6
  • e.M@ilia.SERVER

Archivierung von Lieferscheinen

Aufgabenstellung

Ausgehende Lieferscheine (mit Barcode-Aufdruck) sollen nach der Auslieferung inkl. Unterschrift eingescannt und automatisch der Auftragsakte zugeordnet werden.

Lösung

Die unterschriebenen Lieferscheine werden mit einem Scanner über die Scan-To-Mail-Funktion eingescannt und an den e.M@ilia.SERVER gesendet. Nach dem der e.M@ilia.SERVER die Belege empfangen hat, startet die Barcodeverarbeitung mit dem e.M@ilia.BARCODE Modul. Der Barcode beinhaltet u.a. die Auftragsnummer, nach der die Belege archiviert werden.

Software

Folgende Softwaremodule werden eingesetzt:

  • windream 3.6
  • e.M@ilia.SERVER
  • e.M@ilia.BARCODE