Die Standard Business Edition ist die Basis­version des DMS.

Erfassen und indizieren

Dokumente können aus beliebigen Windows-Anwendungen erfasst werden. Um die Doku­mente im DMS zu speichern, wählt der Benut­zer über den Menübefehl „Speichern unter“ ein Zielverzeichnis des windream-Laufwerks. Im windream DMS wird jedes Dokument durch einen Objekttyp beschrieben. Ein Objekttyp klassifiziert Dokumente und Ordner innerhalb des DMS anhand ihrer speziellen Eigenschaften. Daran ist die Vergabe von Indexkriterien ge­knüpft, die eine geordnete Ablage und somit ein schnelles Wiederauffinden von Dokumenten und Ordnern gewährleistet.

windream unterstützt sogar eine komplette Indizierung der Dokumente über die Windows-Zwischenablage. Dabei werden markierte Text­bereiche eines Dokuments einem Indexfeld mit Hilfe eines Auswahlmenüs zugewiesen.

Indizierung. Neben der synchronen Indizie­rung, bei der die Eingabe von Indexkriterien während der Erfassung erfolgt, kann die Indi­zierung auch asynchron erfolgen. Sie wird dann auf einen späteren Zeitpunkt verlagert. Somit kann eine Vielzahl von Dokumenten zunächst ohne Unterbrechung des Speicherungsprozes­ses im DMS erfasst werden.

Dokumente und Ordner indizieren:

  • synchrone/asynchrone Indizierung
  • Übernahme der systemspezifischen Datei-Eigenschaften
  • automatische Volltext-Generierung
  • Indizierung auf Basis eines ausgewählten
    Objekttyps (Dokument- oder Ordnertyp)
  • Erweiterung der Datei-Eigenschaftendialoge
    zur Anzeige DMS-spezifischer Informationen
  • freie Layout-Gestaltung der Indizierungsmasken
  • automatische Zuweisung von Indizes
  • automatisierte Übernahme von Indexdaten
    aus Datenbanken zum Beispiel durch Skripte
  • Indizierung über die Windows-Zwischenablage

Dokumente recherchieren

Abgesehen von der Möglichkeit, Dokumente durch Blättern in der windream-Verzeichnis­struktur zu finden, stellt windream weitere leistungsfähige Recherchefunktionen zur Ver­fügung. Alle windream-spezifischen Such­methoden werden über den „Suchen “-Befehl aus dem Windows-Startmenü aktiviert.

Schnellsuche. Die Schnellsuche ermöglicht eine Recherche anhand eines einzigen Such­begriffs. Anwender können die Suche auf eine Gruppe möglicher Autoren (Erfasser), auf einen Objekttyp oder auf einen Zeitraum beschränken.

Indexsuche. Indexwerte werden bequem aus Auswahllisten mit logischen Operatoren zu einer komplexen Suchabfrage zusammengefasst. Die Zusammenstellung der Suchkrite­rien erfolgt zum Beispiel auf der Grundlage eines Objekttyps, auf Basis häufig verwendeter Indizes oder anhand von Datums- und Zeitan­gaben. Die Indexsuche gestattet auch eine Suche über mehrere Objekttypen.

Objekttypsuche.
Bei der Auswahl eines Objekttyps wird eine Recherche anhand der Eigenschaften des gewählten Typs durchge­führt. Der Eingabedialog ist dabei identisch mit der Indizierungsmaske und dient zur Recherche von Dokumenten, die dem ausgewählten Ob­jekttyp im DMS zugeordnet wurden.

Volltextsuche.
In der Schnellsuche und der Indexsuche können Dokumente zusätzlich auch nach Textinhalten durchsucht werden.

Suchprofile.
Anwender können bereits erstellte Suchabfragen als Profile speichern und wieder verwenden. Gespeicherte Profile kön­nen darüber hinaus zum Beispiel per E-Mail an andere Benutzer weitergegeben werden. Die erneute Eingabe komplexer Suchkriterien wird dadurch überflüssig.

Ergebnislisten. windream zeigt alle Doku­mente, die mit den Suchkriterien übereinstim­men, in übersichtlichen Ergebnislisten an. Ergebnisse einer durchgeführten Suche können gespeichert und wieder verwendet werden. Die Spaltenansicht der Listen ist über einen Auswahldialog individuell konfigurierbar.

Dokumenteigenschaften im Überblick

windream stellt die Eigenschaften der Dokumente auf zusätzlichen Registerkarten dar

Die Anzeige der Datei-Eigenschaften, die Windows zu jedem Objekt bereitstellt, wird durch windream um mehrere Registerkarten erweitert.

Index. Zeigt die Indexinformationen eines markierten Dokuments in den Feldern der ent­sprechenden Registerkarte an. Das Layout und die Eingabefelder der Registerkarte werden in der Windream Management Console erstellt.

Volltext. Der Textinhalt eines Dokuments wird auf dieser Registerkarte dargestellt, wenn zuvor eine Volltext-Extraktion gestartet wurde.

Version. Auf dieser Registerkarte zeigt Win­dream alle Vorversionen eines markierten Dokuments einschließlich Datum und Zeit der Erstellung an. Eine Vorversion lässt sich mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag der Registerkarte sofort öffnen.

Historie.
Die Historie listet in chronologischer Reihenfolge alle Aktionen auf, die mit einem markierten Dokument bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt durchgeführt worden sind. Dies sind z. B. Daten zum Erstellungs- und Änderungs­zeitpunkt eines Dokuments oder zur Erstellung einer neuen Version.

Rechte.
Zugriffsrechte schützen das Dokument vor unbefugtem Zugriff. Die Zugriffsrechte der windream-Benutzer und Gruppen können hier zu einem ausgewählten Dokument eingesehen und gegebenenfalls modifiziert werden. Einem autorisierten Anwender ist es gestattet, die Rechte anderer Benutzer und Gruppen zu ändern.

Lebenszyklus.
In der Standard Business Extension von windream zeigt diese Registerkarte den festgelegten Lebenszyklus eines Dokuments an. Die Registerkarte enthält alle relevanten Informationen zum Lebenszyklus und bildet die wichtigen Daten zusätzlich auf einem grafischen Zeitstrahl ab. Berechtigte Anwender können hier dokumentbezogene Änderungen an den Bearbeitungs- und Archi­vierungszeiträumen vornehmen, die als Lebens­zyklusregeln definiert sind.

Zusätzlich
zu den beschriebenen Registerkarten zeigen auch die windream-spezifischen Spalten in der Explorer-Listenansicht häufig benötigte Dokumentattribute an. Die Anzeige der einzelnen Spalten ist frei konfigurierbar.