Lebenszyklus

Die Anzeige der Lebenszyklusdaten eines Dokuments

Dokumente sind innerhalb einer Geschäfts­umgebung in Bearbeitungsprozesse integriert und unterliegen dadurch einem Lebenszyklus, der sich in einen Bearbeitungs- und in einen Archivierungszeitraum unterteilen lässt. Auf der Basis des zugewiesenen Dokumenttyps wird die Archivierung der Dokumente nach definier­ten Regeln automatisch vorgenommen. Die Lebenszyklusverwaltung berücksichtigt aber auch das manuelle Archivieren sowie das end­gültige Löschen am Ende einer Archivierungs­periode. Die Lebenszyklusverwaltung läßt sich in Kooperation mit der windream Jukebox­anbindung für die Archivierung auf optischen Medien mit Jukebox-Unterstützung nutzen. Archivierte Objekte können nicht mehr weiter bearbeitet werden.

Abhängig
von dem jeweils zugeordneten Dokumenttyp erfolgt die Archivierung nach folgenden Kriterien:

  • Sofort: Neue Dokumente werden sofort nach der Indizierung in das Archiv verschoben.
  • Zeitgesteuert nach Lebenszyklus-Regel: Auf Basis des Erstellungsdatums oder des Änderungsdatums werden Bearbeitungs­zeiträume in Tagen, Monaten und Jahren festgelegt.
  • Manuell: Gelegentlich erfordern Arbeitspro­zesse eine Änderung bestehender Lebens­zyklus-Regeln. Die manuelle Archivierung und die dokumentbezogene Veränderung definierter Zeiträume ist jederzeit möglich, erfordert aber eine explizite Einstellung in der Windream Management Console. Nur ein Administrator, der Zugriff auf die Management Console hat, kann diese Funktion freischalten.

Archivierte Dokumente bleiben bis zum Lösch­zeitpunkt über die üblichen windream-Mecha­nismen recherchierbar.

Check-out/Check-in

Falls in windream gespeicherte Dokumente über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden müssen, so exportiert der Anwender die gewünschten Dokumente über einen Check­out-Prozess. Den anderen Anwendern gestattet windream zwischenzeitlich nur, diese Doku­mente zu lesen. Mit dem korrespondierenden Check-in-Prozess werden die zuvor bearbei­teten Dokumente wieder im DMS gespeichert. In einem Arbeitsgang können mehrere Doku­mente auch im Rückgriff auf Unterordner aus- und eingecheckt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, einen bereits durchgeführten Check-out-Prozess über die „Undo“-Funktion zu widerrufen.